Kodėl elektroninis paštas tampa chaoso šaltiniu
Prisiminkite tą jausmą, kai atidarote el. paštą ir matote 847 neperskaitytus laiškus. Arba kai žinote, kad kažkur ten, tarp reklaminių žinučių ir biuro pokalbių, yra svarbus dokumentas, kurį reikia rasti per penkias minutes. Širdis šiek tiek suspaudžia, tiesa?
Elektroninis paštas buvo sukurtas kaip komunikacijos įrankis, tačiau daugeliui žmonių jis virto antruoju darbu. Tyrimai rodo, kad vidutinis darbuotojas per dieną praleidžia apie 2,5 valandos skaitydamas ir atsakydamas į laiškus. Tai beveik trečdalis darbo dienos. Ir tai dar nereiškia, kad šis laikas naudojamas efektyviai – dažnai jis tiesiog išgaruoja begaliniame slinkime per gautuosius.
Problema nėra pats elektroninis paštas. Problema yra tai, kaip mes su juo elgiamės. Arba tiksliau – kaip mes jo nevaldome. Dauguma žmonių neturi jokios sistemos: laiškai kaupiasi, svarbu maišosi su nesvarbu, o paieška tampa kasdieniu nuotykiu. Bet yra ir gerų naujienų – organizuotas elektroninis paštas nėra mitas. Tai tiesiog įgūdis, kurį galima išmokti.
Inbox Zero – filosofija, kurią verta suprasti teisingai
Turbūt esate girdėję apie Inbox Zero – metodą, kurį 2006 metais išpopuliarino produktyvumo ekspertas Merlin Mann. Daugelis žmonių šią koncepciją supranta klaidingai: jie mano, kad tikslas yra turėti visiškai tuščią gautųjų dėžutę. Tai sukelia beprasmišką stresą ir priveda prie to, kad žmonės tiesiog ištrina viską arba perkelia laiškus į vieną milžinišką aplanką pavadinimu „Archyvas”.
Tačiau Inbox Zero iš tikrųjų reiškia ką kita. Tai yra sistema, kurioje kiekvienas laiškas, patekęs į gautųjų dėžutę, yra apdorojamas – ne būtinai atsakomas, bet priimamas sprendimas, ką su juo daryti. Yra penki galimi veiksmai:
- Ištrinti – jei laiškas neturi jokios vertės
- Atlikti – jei atsakymas užtruks mažiau nei dvi minutes
- Perduoti – jei tai ne jūsų kompetencija
- Atidėti – jei reikia daugiau laiko ar informacijos
- Archyvuoti – jei laiškas svarbus, bet veiksmo nereikia
Tai skamba paprastai, bet praktikoje reikia disciplinos. Ypač sunkiai sekasi su „atidėti” kategorija – laiškai, kuriuos atidedame, dažnai tampa nauja chaoso versme. Todėl svarbu turėti konkrečią sistemą, kur ir kaip tie laiškai laikomi.
Aplankų sistema: kaip ją sukurti taip, kad ji iš tikrųjų veiktų
Viena dažniausių klaidų – kurti per daug aplankų. Žmogus susikuria 40 aplankų su labai specifiniais pavadinimais, o po mėnesio nebeprisimena, kur ką padėjo. Geras aplankų sistema turi būti paprasta, intuityvi ir atspindėti jūsų realų gyvenimą, o ne idealią versiją jo.
Štai vienas iš veikiančių modelių, kurį naudoja nemažai produktyvumo specialistų:
Pirmasis lygis – veiksmų aplankai:
- @Atlikti – laiškai, kuriems reikia jūsų veiksmo
- @Laukti – laiškai, kur laukiate kito žmogaus atsakymo
- @Peržiūrėti vėliau – įdomūs straipsniai, naujienlaiškiai, nesvarbu
Antrasis lygis – archyvo aplankai: Čia jau galima būti kiek detalesniam, bet ne per daug. Pavyzdžiui: „Darbas”, „Finansai”, „Projektai”, „Asmeninis”. Kiekviename iš šių aplankų galite turėti poaplankius, bet rekomenduojama neviršyti dviejų lygių.
Labai svarbu: prieš kuriant bet kokią sistemą, pirmiausia ištrinkite arba archyvuokite viską, kas seniau nei 6 mėnesiai ir ko neieškojote nė karto. Tai skausminga, bet būtina. Jei per pusę metų nereikėjo – greičiausiai ir neprireiks.
Dar vienas praktinis patarimas – naudokite simbolius aplankų pradžioje (kaip tą @ ženklą). Tai verčia juos rodytis sąrašo viršuje, prieš visus kitus aplankus. Taip svarbiausieji visada bus matomi.
Žymės, filtrai ir automatizavimas – jūsų slapti ginklai
Jei naudojate Gmail, Outlook ar bet kurį kitą modernų el. pašto klientą, turite prieigą prie įrankių, kurie gali dirbti už jus. Problema ta, kad dauguma žmonių jų tiesiog nenaudoja.
Filtrai yra vienas galingiausių organizavimo įrankių. Galite nustatyti taisykles, pagal kurias tam tikri laiškai automatiškai patenka į atitinkamus aplankus, gauna žymes arba net ištrinami. Pavyzdžiui:
- Visi laiškai iš jūsų banko automatiškai keliauja į aplanką „Finansai”
- Naujienlaiškiai, kuriuose yra žodis „unsubscribe”, automatiškai gauna žymę „Naujienlaiškiai” ir praleidžia gautųjų dėžutę
- Laiškai iš jūsų viršininko visada pažymimi kaip svarbūs
Filtrų kūrimas užtrunka 20-30 minučių, bet sutaupo valandas per mėnesį. Tai vienas geriausių investicijų į savo laiką.
Žymės (arba kategorijos Outlook atveju) leidžia vienam laiškui priklausyti kelioms kategorijoms vienu metu. Tai lankstesnis sprendimas nei aplankai. Galite naudoti spalvines žymes: raudona – skubu, geltona – svarbu bet neskubu, žalia – informaciniai laiškai.
Gmail vartotojams verta žinoti apie funkciją „Tabs” arba skiltis – socialiniai tinklai, reklamos, atnaujinimai automatiškai atsiskiria nuo pagrindinių laiškų. Tai nėra tobulas sprendimas, bet tikrai sumažina triukšmą gautųjų dėžutėje.
Laiko blokai el. paštui: kada tikrinti, o kada – ne
Čia prasideda dalis, kuri daugeliui žmonių atrodo neįmanoma, bet iš tikrųjų yra pati svarbiausia. Elektroninis paštas neturėtų būti tikrinamas nuolat. Tai skamba kaip erezija šiuolaikiniame pasaulyje, bet pabandykite pagalvoti: kiek kartų per dieną jūs atidarote el. paštą? 20? 30? 50?
Kiekvienas toks atidarymas pertraukia jūsų darbą. Tyrimai rodo, kad po pertraukimo žmogui vidutiniškai reikia 23 minučių, kad visiškai grįžtų į buvusią koncentraciją. Jei tikrinate el. paštą kas pusvalandį, jūs iš tikrųjų niekada nebūnate visiškai susikoncentravę.
Praktinis sprendimas – nustatyti konkrečius laiko blokus el. paštui. Daugeliui žmonių gerai veikia trijų blokų sistema:
- Rytas (8:30–9:00) – peržiūrėti, kas atėjo per naktį, atsakyti į skubius dalykus
- Pietūs (12:30–13:00) – vidutinio prioriteto laiškai
- Vakaras (17:00–17:30) – uždaryti dienos reikalus, pasiruošti rytojui
Žinoma, tai nėra universalus receptas. Jei dirbate klientų aptarnavime ar kitoje srityje, kur greitas atsakymas yra būtinas, jums reikės kitokio modelio. Bet net ir tokiu atveju galima nustatyti „tylias valandas”, kai dirbate prie svarbių užduočių be pertraukų.
Labai padeda išjungti el. pašto pranešimus telefone. Tai vienas sunkiausių, bet efektyviausių žingsnių. Jei laiškas tikrai skubus – žmogus paskambins.
Kaip rašyti laiškus, kad gautumėte mažiau atsakymų
Organizuotas el. paštas – tai ne tik apie tai, kaip tvarkyti gaunamus laiškus. Tai ir apie tai, kaip rašote siunčiamus. Nes kiekvienas jūsų išsiųstas laiškas potencialiai generuoja atsakymą, kuris vėl patenka į jūsų gautąją dėžutę.
Yra keletas principų, kurie padeda sumažinti el. pašto srautą:
Vienas laiškas – vienas klausimas. Jei rašote laišką su penkiais klausimais, greičiausiai gausite atsakymą tik į tris iš jų. Tada rašysite priminimą. Tada dar vieną. Geriau parašyti aiškų, konkretų laišką su vienu klausimu arba viena prašoma veikla.
Aiški tema. Temos eilutė turėtų atsakyti į klausimą „ką reikia daryti?” arba „apie ką šis laiškas?”. Vietoj „Susitikimas” rašykite „Prašymas patvirtinti susitikimą antradienį 14:00”. Taip gavėjas iš karto žino, ko iš jo tikimasi.
Naudokite TL;DR principą (Too Long; Didn’t Read). Jei laiškas ilgas, pradžioje parašykite trumpą santrauką. Žmonės, kuriems reikia tik pagrindinės informacijos, ją gaus iš karto. Tie, kam reikia detalių, skaitys toliau.
Venkite „Ačiū” laiškų. Jei atsakymas yra tik „Ačiū” arba „Gerai, supratau” – pagalvokite, ar tikrai reikia siųsti tą laišką. Daugeliu atvejų – ne. Jūsų kolegos jums dėkos.
Įrankiai, kurie tikrai padeda (ir kurie – ne)
Rinka pilna produktyvumo įrankių, kurie žada išspręsti visas jūsų el. pašto problemas. Dauguma jų – tik blaškymasis. Bet yra keletas, kurie tikrai verti dėmesio.
Unroll.me – nemokamas įrankis, kuris leidžia pamatyti visus jūsų naujienlaiškius vienoje vietoje ir lengvai atsisakyti prenumeratos. Jei jūsų gautoji dėžutė pilna reklaminių laiškų, tai gali sutaupyti daug laiko. Pastaba: prieš naudodami perskaitykite privatumo politiką – šis įrankis analizuoja jūsų laiškus.
Boomerang (Gmail) arba Snooze funkcija – leidžia „paslėpti” laišką ir jis vėl pasirodys gautojoje dėžutėje nurodytu laiku. Tai puiku laiškams, kurie šiandien neaktualūs, bet bus svarbūs po savaitės.
SaneBox – mokamas įrankis, kuris naudoja dirbtinį intelektą, kad automatiškai rūšiuotų laiškus pagal svarbą. Kai kuriems žmonėms tai keičia gyvenimą, kitiems – per daug automatizavimo. Verta išbandyti nemokamą bandomąjį laikotarpį.
Ko neverta daryti – pirkti brangias „el. pašto valdymo” programas, kurios iš tikrųjų tik prideda dar vieną sluoksnį prie jau esančio chaoso. Dažniausiai geriausi sprendimai yra įmontuoti tiesiai į jūsų el. pašto klientą – tiesiog reikia juos rasti ir išmokti naudoti.
Kai sistema sukurta – kaip ją išlaikyti gyvą
Sukurti sistemą yra vienas dalykas. Išlaikyti ją – visai kitas. Daugelis žmonių entuziazmo banga sutvarko el. paštą, o po dviejų savaičių viskas grįžta į senąsias vėžes. Taip nutinka ne todėl, kad sistema bloga – o todėl, kad nebuvo sukurtos rutinos ją palaikyti.
Keletas dalykų, kurie padeda sistemą išlaikyti ilgai:
Savaitinis „el. pašto auditas”. Skirkite 15 minučių kiekvieną penktadienį peržiūrėti, kas sukaupėsi per savaitę. Ar yra aplankų, kurie per daug prisipildė? Ar yra laiškų, kurie seniai laukia atsakymo? Ši trumpa peržiūra neleidžia problemoms kauptis.
Reguliariai atsisakykite prenumeratos. Kiekvieną kartą, kai gausite naujienlaiškį, kurio neperskaitote – atsisakykite jo. Ne „gal kada nors perskaitysiu” – o dabar, iš karto. Tai skausminga pirmą mėnesį, bet po to gausite tik tai, kas tikrai įdomu.
Neperkelkite problemų. Jei pastebite, kad tam tikras aplankas nuolat perpildytas – tai signalas, kad sistema reikia koreguoti. Galbūt tas aplankas per platus, galbūt reikia papildomo filtro. Sistema turi augti kartu su jumis.
Ir pats svarbiausias dalykas – nebūkite per daug griežti sau. El. pašto organizavimas nėra tikslas pats savaime. Tai tik priemonė tam, kad turėtumėte daugiau laiko ir energijos dalykams, kurie tikrai svarbūs. Jei kartais gautoji dėžutė prisipildo – nieko baisaus. Svarbu žinoti, kaip ją sutvarkyti, o ne kaltinti save dėl kiekvieno neperskaitytų laiškų šuolio.
Tvarka, kuri nevaržo – o išlaisvina
El. pašto organizavimas dažnai atrodo kaip dar viena biurokratinė prievolė. Dar vienas dalykas, kurį reikia daryti „teisingai”. Bet iš tikrųjų tai yra visiškai priešingai.
Kai jūsų el. paštas yra sutvarkytas, jūs nustojate jausti tą nuolatinį nerimą – ar kažko nepraleido, ar kažkas svarbus paskendo reklaminių laiškų jūroje. Jūs žinote, kur ieškoti. Žinote, ką reikia daryti. Ir žinote, kada galite tiesiog uždaryti el. paštą ir dirbti prie to, kas tikrai svarbu.
Pradėkite nuo mažo. Šiandien – tik vienas žingsnis. Galbūt tai bus filtrų sukūrimas reklaminiams laiškams. Galbūt – trijų pagrindinių aplankų sukūrimas. Galbūt tiesiog el. pašto pranešimų išjungimas telefone. Nereikia vienu metu keisti visko.
Sistema, kuri veikia, yra ta, kurią iš tikrųjų naudojate. Ne ta, kuri atrodo tobulai popieriuje. Todėl eksperimentuokite, koreguokite ir raskite tai, kas tinka būtent jums – jūsų darbo ritmui, jūsų įpročiams, jūsų gyvenimui. Elektroninis paštas yra jūsų įrankis. Laikas pradėti jį valdyti – o ne leisti jam valdyti jus.
