Kai viskas atrodo kaip vienas didelis mazgas
Turbūt kiekvienas žino tą jausmą – sėdi priešais problemą, kuri atrodo tokia didelė ir tokia neaiški, kad net nežinai, nuo ko pradėti. Galvoje sukasi šimtas minčių, visos vienu metu, ir vietoj to, kad judėtum į priekį, tiesiog stovi vietoje. Arba, dar blogiau, pradedi blaškytis – bandai viską spręsti iš karto ir nieko neišsprendžia.
Tai nėra silpnumo ženklas. Tai tiesiog žmogaus smegenų reakcija į chaosą. Mūsų protas nėra sukurtas natūraliai susidoroti su sudėtingomis, daugialypėmis problemomis be jokios struktūros. Jam reikia kelrodžio – sistemos, kuri padėtų pereiti nuo „nežinau ką daryti” iki „štai ką darysiu”.
Problemų sprendimo žingsnių sistema – tai ne koks nors burtų lazdele, kuri išsprendžia viską automatiškai. Tai greičiau kaip žemėlapis. Jis neina už tave, bet parodo, kur eiti. Ir šiame straipsnyje kalbėsime apie tai, kaip ta sistema veikia, kodėl ji veikia, ir kaip ją pritaikyti savo gyvenime – nesvarbu, ar sprendžiate darbo iššūkius, asmenines dilemas, ar tiesiog bandote susitvarkyti su kasdieniais nesklandumais.
Kodėl mes taip blogai sprendžiame problemas be sistemos
Prieš kalbant apie tai, kaip spręsti problemas teisingai, verta suprasti, kodėl mes dažnai tai darome neteisingai. Ir čia nėra kalbos apie kvailumą ar nesugebėjimą – tai tiesiog psichologijos klausimas.
Pirma, mes linkę šokti tiesiai prie sprendimų. Kažkas nutinka, ir mes iš karto norime tai „sutaisyti”. Bet dažnai tą, ką mes laikome sprendimu, yra tik simptomu gydymas, o ne tikrosios problemos šalinimas. Pavyzdžiui, jei nuolat vėluojate į darbą, galite nuspręsti ankščiau kelti žadintuvą. Bet jei tikroji priežastis yra ta, kad vakare per ilgai žiūrite telefoną ir miegate per mažai – žadintuvas nieko neišspręs. Po savaitės vėl vėluosite.
Antra, mes pernelyg emocionaliai reaguojame į problemas. Kai kažkas sukelia stresą, mūsų smegenys pereina į „kovok arba bėk” režimą, o tas režimas nėra pats geriausias analitiniam mąstymui. Todėl sprendimai, priimti karštoje situacijoje, dažnai yra skuboti ir neapgalvoti.
Trečia, mes bijome netinkamo sprendimo labiau nei jokio sprendimo. Tai paradoksas – vietoj to, kad rizikuotume ir bandytume, mes tiesiog nieko nedarome, tikėdamiesi, kad problema išsispręs pati. Kartais taip ir nutinka. Bet dažniausiai – ne.
Sistema padeda apeiti visas šias spąstus. Ji verčia sulėtėti, pagalvoti, išanalizuoti ir tik tada veikti. Ir tai, kaip paaiškėja, yra daug efektyviau nei impulsyvus reagavimas.
Pirmasis žingsnis: tiksliai suformuluoti problemą
Tai skamba paprastai, bet iš tikrųjų yra vienas sunkiausių žingsnių. Ir vienas svarbiausių. Nes jei neteisingai suformuluosite problemą, visi kiti žingsniai bus nukreipti ne ta kryptimi.
Pagalvokite apie tai taip: jei paprašysite GPS navigatoriaus nuvesti jus į „kažkur Vilniuje”, jis nežinos, ką daryti. Jam reikia tikslios adreso. Tas pats su problemomis – kuo tiksliau ją suformuluosite, tuo lengviau bus rasti kelią.
Kaip tai padaryti praktiškai? Štai keli metodai:
- 5 kodėl technika. Paklauskite savęs „kodėl?” penkis kartus iš eilės. Pavyzdžiui: „Kodėl aš jaučiuosi pervargęs? – Nes dirbu per daug. Kodėl dirbu per daug? – Nes negaliu pasakyti „ne” kolegoms. Kodėl negaliu pasakyti „ne”? – Nes bijau konflikto. Kodėl bijau konflikto? – Nes manau, kad žmonės manęs nemėgs.” Štai – tikroji problema jau ne pervargimas, o baimė būti nemylimam.
- Problema vs. simptomas. Visada paklauskite savęs: „Ar tai, ką matau, yra tikroji problema, ar tik jos požymis?” Galvos skausmas gali būti simptomas, o ne problema. Nuolatinis galvos skausmas gali rodyti stresą, dehidrataciją ar netinkamą laikyseną.
- Parašykite ją ant popieriaus. Tai gali atrodyti senoviškai, bet veikia. Kai problema yra tik jūsų galvoje, ji atrodo didesnė ir neaiškesnė. Kai ją užrašote, ji tampa konkreti ir valdoma.
Geras problemos suformulavimas atrodo taip: ne „man blogai darbe”, o „mano vadovas nuolat keičia užduočių prioritetus paskutinę minutę, ir tai trukdo man planuoti savo darbą ir laiku atlikti projektus”. Matote skirtumą? Antrasis variantas jau rodo, kur ieškoti sprendimo.
Antrasis žingsnis: informacijos rinkimas ir situacijos supratimas
Kai problema suformuluota, daugelis žmonių nori iš karto šokti prie sprendimų generavimo. Bet dar per anksti. Pirmiausia reikia suprasti situaciją kuo geriau – surinkti faktus, ne prielaidas.
Mes labai dažnai veikiame remdamiesi prielaidomis ir manome, kad tai yra faktai. „Mano kolega manęs nemėgsta” – tai prielaida. „Mano kolega šiandien nepasisveikino” – tai faktas. Skirtumas milžiniškas, nes prielaida gali būti klaidinga, o faktas – ne.
Informacijos rinkimo etape verta paklausti savęs:
- Ką tiksliai žinau apie šią situaciją? (faktai)
- Ko nežinau, bet manau? (prielaidos)
- Kokios informacijos man trūksta?
- Kas dar yra susijęs su šia problema ir kaip jie tai mato?
- Ar ši problema jau buvo sprendžiama anksčiau – mano ar kitų?
Šis žingsnis taip pat apima perspektyvos išplėtimą. Dažnai mes matome problemą tik iš savo taško. Bet jei paklaustumėte kito žmogaus – kolegos, draugo, eksperto – galite gauti visiškai kitokį požiūrį, kuris atvers naujų galimybių.
Praktinis patarimas: skirkite šiam etapui konkretų laiką. Ne „kol surinksite pakankamai informacijos” – nes tada galite rinkti amžinai ir niekada nepereiti prie veiksmų. Nusistatykite ribą: pavyzdžiui, „skiriu vieną dieną informacijos rinkimui, o tada judėsiu toliau”.
Trečiasis žingsnis: sprendimų generavimas be cenzūros
Dabar atėjo laikas kūrybiškumui. Ir čia yra viena labai svarbi taisyklė: šiame etape nevertiname idėjų. Tiesiog generuojame.
Kodėl tai svarbu? Nes kai mes iš karto vertiname savo idėjas, mes jas žudome dar prieš joms gimstant. Vidinis kritikas sako „tai kvaila” arba „tai neveiks” ir mes net nesuteikiame idėjai šanso. O kartais pati kvailiausia idėja, šiek tiek patobulinta, tampa geriausiu sprendimu.
Klasikinis metodas čia yra smegenų šturmas (brainstorming). Galite tai daryti vienas arba su grupe. Taisyklės paprastos:
- Rašykite viską, kas ateina į galvą
- Nekritikuokite nei savo, nei kitų idėjų
- Kiekybė svarbiau nei kokybė šiame etape
- Leidžiama kurti ant kitų idėjų – plėtoti, derinti, keisti
Yra ir kitas įdomus metodas – apverstas mąstymas. Vietoj to, kad klausite „kaip išspręsti problemą?”, paklauskite „kaip pabloginti situaciją?” Tai skamba keistai, bet kai surašote visus būdus, kaip galima situaciją pabloginti, dažnai aišku tampa, ką reikia daryti priešingai.
Pavyzdžiui, jei problema – kad komandoje nėra bendradarbiavimo, paklauskite: „Ką turėčiau daryti, kad komanda visiškai nebendrautų?” Atsakymai gali būti: „ignoruoti žmonių idėjas”, „niekada nesupažindinti su projekto tikslais”, „neorganizuoti bendrų susitikimų”. Apverskite tai – ir gausite konkrečius veiksmus, kaip pagerinti bendradarbiavimą.
Tikslas šiame etape – turėti bent 5-10 skirtingų galimų sprendimų. Net jei kai kurie atrodo nerealūs. Geriau turėti per daug variantų nei per mažai.
Ketvirtasis žingsnis: sprendimų vertinimas ir pasirinkimas
Dabar galime įjungti kritinį mąstymą. Turite sąrašą galimų sprendimų – laikas juos įvertinti ir pasirinkti geriausią (arba geriausių derinį).
Vertinant sprendimus, naudinga turėti kriterijus. Klausimai, kurie padeda:
- Ar tai išsprendžia tikrąją problemą? Ne simptomą, o priežastį.
- Kokie resursai reikalingi? Laikas, pinigai, energija, žmonės.
- Kokie galimi šalutiniai efektai? Ar šis sprendimas nesukurs naujų problemų?
- Kiek tai realiai įgyvendinama? Geriausias sprendimas, kurio negalite įgyvendinti, yra bevertis.
- Kaip tai atitinka jūsų vertybes? Sprendimas, kuris prieštarauja tam, kas jums svarbu, ilgainiui sukels daugiau problemų.
Vienas praktiškas įrankis čia yra sprendimų matrica. Tai paprasčiausiai lentelė, kurioje eilutėse surašote galimus sprendimus, o stulpeliuose – kriterijus. Kiekvienam sprendimui pagal kiekvieną kriterijų suteikiate balą (pvz., nuo 1 iki 5). Galutiniai balai parodo, kuris sprendimas geriausiai atitinka visus kriterijus.
Bet čia yra vienas svarbus niuansas: skaičiai nėra viskas. Kartais sprendimas, kuris gauna mažiau balų lentelėje, jums tiesiog jaučiasi teisingesnis. Ir tas jausmas dažnai turi prasmę – tai jūsų intuicija, kuri apdoroja informaciją, kurios nesugebėjote racionaliai išreikšti. Neišmeskite jos į šalį. Naudokite ją kaip papildomą duomenį.
Pasirinkę sprendimą, svarbu jį sukonkretinti: ne „pabandysiu geriau komunikuoti su vadovu”, o „kiekvieną pirmadienį 9 val. susitiksimu su vadovu 15 minučių aptarti savaitės prioritetus”.
Penktasis žingsnis: įgyvendinimas ir stebėjimas
Sprendimas be veiksmo yra tik gera idėja. O geros idėjos pasaulio nekeičia – veiksmai keičia. Todėl šis žingsnis yra kritiškai svarbus, ir būtent čia daugelis žmonių sustoja.
Kodėl? Nes įgyvendinimas reikalauja pastangų, o pastangos – nepatogios. Daug lengviau toliau planuoti, analizuoti, svarstyti. Tai vadinama analizės paralyžiumi – kai tiek daug galvojate apie tai, ką daryti, kad niekada nepradėdate daryti.
Kaip to išvengti? Keletas patarimų:
- Nustatykite konkretų pradžios tašką. Ne „pradėsiu šią savaitę”, o „pradėsiu rytoj, 10 val.”. Kuo konkretesnis laikas, tuo didesnė tikimybė, kad tai įvyks.
- Suskaidykite į mažus žingsnius. Jei sprendimas atrodo didelis ir bauginantis, suskaidykite jį į mažas, lengvai įgyvendinamas dalis. Pirmasis žingsnis turėtų būti toks paprastas, kad būtų beveik neįmanoma jo neatlikti.
- Pasakykite kam nors apie savo planą. Socialinė atsakomybė veikia. Kai žinote, kad kas nors paklaus, ar įgyvendinote tai, ką sakėte – didesnė tikimybė, kad tai padarysite.
- Stebėkite progresą. Nustatykite kontrolinius taškus – po savaitės, po mėnesio – ir įvertinkite, ar sprendimas veikia taip, kaip tikėjotės.
Stebėjimas yra labai svarbus, nes ne kiekvienas sprendimas veikia taip, kaip planuota. Ir tai normalu. Tai nereiškia, kad sistema neveikia – tai reiškia, kad gavote naują informaciją, kuri leidžia jums patikslinti kursą. Geras problemų sprendimas nėra linijinis procesas – tai ciklas, kuriame nuolat mokotės ir adaptuojatės.
Kai sistema susiduria su emocijomis
Iki šiol kalbėjome apie problemų sprendimą gana racionaliai. Bet gyvenimas nėra racionalus. Ir problemos – taip pat. Daugelis iš jų yra giliai susijusios su emocijomis: santykių problemos, asmeniniai sprendimai, situacijos, kurios sukelia baimę, pyktį ar liūdesį.
Ir čia sistema turi savo ribas. Jei bandysite spręsti emociškai įkrautą problemą tik racionaliais metodais, greičiausiai gausite techniškai teisingą, bet žmogiškai netinkamą sprendimą. Arba sistema visai neveiks, nes emocijos trukdys aiškiai mąstyti.
Ką daryti? Pirma, leiskite sau pajusti emocijas. Tai nėra silpnumas – tai būtinas procesas. Emocijos, kurios yra slopinamos, neišnyksta – jos tiesiog ima veikti iš fono ir sabotažuoja jūsų sprendimus.
Antra, atskirite emocijų apdorojimą nuo problemų sprendimo. Tai gali reikšti, kad pirmiausia pasikalbate su draugu, parašote dienoraštyje, pasivaikščiojate – ir tik tada, kai emocijos šiek tiek nurimo, sėdate prie sistemos.
Trečia, įtraukite emocijas į sprendimų vertinimą. Klauskite ne tik „ar tai logiškai teisingas sprendimas?”, bet ir „kaip aš jausiu po šio sprendimo? Ar galėsiu su tuo gyventi?”
Yra ir dar vienas aspektas – kai problema yra ne jūsų, o kito žmogaus, ir jūs esate tarpininkas ar pagalbininkas. Čia dar svarbiau neperimti problemos sau ir neduoti sprendimų, kurių žmogus neprašė. Kartais geriausia pagalba yra tiesiog padėti žmogui pereiti per šiuos žingsnius pačiam, užduodant tinkamus klausimus.
Nuo žemėlapio prie kelio: kaip tai padaryti savo
Sistemų yra daug. Knygų apie problemų sprendimą – dar daugiau. Bet žinoti sistemą ir ją naudoti – du labai skirtingi dalykai. Ir tikrasis iššūkis yra ne išmokti žingsnius, o padaryti juos savo įpročiu.
Pradėkite nuo mažų problemų. Nerekomenduočiau pirmą kartą bandyti šią sistemą su didžiausia gyvenimo dilema. Paimkite kažką mažesnio – darbo iššūkį, kasdienį sprendimą – ir pereikite per visus žingsnius. Pajuskite, kaip tai veikia. Pamatykite rezultatą. Tada pasitikėjimas sistema augs natūraliai.
Taip pat verta sukurti savo asmeninę versiją. Galbūt jums geriau veikia ne lentelės, o pokalbiai su draugu. Galbūt jums lengviau mąstyti vaikštant, o ne sėdint prie stalo. Galbūt jums reikia daugiau laiko informacijos rinkimui, bet mažiau – sprendimų generavimui. Tai gerai. Sistema yra karkasas, ne griežtas protokolas.
Ir paskutinis, bet galbūt svarbiausias dalykas: atsisakykite perfekcionizmo. Nėra tobulo sprendimo. Yra geras sprendimas, priimtas laiku, su turima informacija. Kartais klysite. Kartais sprendimas neveiks taip, kaip tikėjotės. Bet kiekviena tokia patirtis moko jus kažko naujo apie save, apie situaciją, apie tai, kaip spręsti problemas geriau kitą kartą.
Chaosas yra natūrali gyvenimo dalis. Bet su tinkamu žemėlapiu rankose, jis tampa ne priešu, o tiesiog – kitu iššūkiu, kurį galite įveikti.
