Kodėl festivaliai – tai kur kas daugiau nei tik programa ant popieriaus
Kiekvienas, kuris bent kartą buvo tikrai gerame festivalyje, žino tą jausmą – kai grįžti namo, kojos skauda, balsas užkimęs, o šypsena neišnyksta kelias dienas. Tai nėra atsitiktinumas. Tai yra kruopštaus darbo, daugybės nemiegotų naktų ir vienos labai svarbios detalės – supratimo, kad festivalis nėra renginys, o patirtis – rezultatas.
Festivalių organizavimas Lietuvoje per pastaruosius dešimt metų pasikeitė neatpažįstamai. Dar prieš gerą dešimtmetį pakakdavo pastatyti sceną, pakviesti kelis atlikėjus ir paskelbti bilietų kainas. Dabar žiūrovas yra išlepintas – jis buvo Glastonbury, matė, kaip atrodo Roskilde, ir tikisi, kad net ir nedidelis vietinis festivalis turės savo charakterį, savo sielą. O sielos neįmanoma nusipirkti – ją reikia sukurti.
Šiame straipsnyje kalbėsime apie tai, kaip organizuojami festivaliai, kurie lieka atmintyje – ne tik dėl to, kas grojo scenoje, bet dėl visko, kas sukuria tą neapčiuopiamą atmosferą, kurią žmonės prisimena metų metais.
Idėja, koncepcija ir tas vienas klausimas, kurį reikia užduoti pačiam sau
Viskas prasideda nuo idėjos. Bet čia slypi pirmas spąstas – daugelis organizatorių painioja idėją su noru. „Noriu surengti festivalį” – tai nėra idėja. Idėja yra tada, kai gali atsakyti į klausimą: kodėl šis festivalis turi egzistuoti?
Skamba filosofiškai, bet iš tikrųjų tai labai praktinis klausimas. Jei negalite atsakyti, kodėl jūsų festivalis yra reikalingas – nei jūs, nei jūsų komanda, nei potencialūs lankytojai to nesupras. Festivalis be aiškios priežasties egzistuoti yra kaip restoranas be recepto – galima ką nors pagaminti, bet ar tai bus skanu?
Koncepcija – tai ne tik žanras ar tema. Tai visuma: kokius žmones norite pritraukti, kokią emociją norite sukelti, kuo jūsų festivalis skiriasi nuo visų kitų. Pavyzdžiui, jei organizuojate džiazo festivalį, tai dar nieko nesako. Bet jei organizuojate džiazo festivalį senamiesčio kiemuose, kur muzikantai groja penkioms dešimtims žmonių ir kiekvienas gali užsisakyti vyno ir sėdėti ant kilimėlio – tai jau yra koncepcija. Tai jau yra patirtis.
Praktinis patarimas: prieš pradedant bet kokį planavimą, surašykite tris sakinius apie savo festivalį – kas jis yra, kam jis skirtas ir kodėl žmonės turėtų ateiti būtent čia, o ne į bet kurį kitą renginį. Jei tie trys sakiniai skamba įtikinamai – turite pagrindą. Jei ne – grįžkite prie pradžių.
Vieta: ne tik aikštelė, bet ir charakteris
Vietos pasirinkimas – tai vienas iš tų sprendimų, kuris arba pakelia festivalį į kitą lygį, arba jį nužudo dar prieš prasidedant. Ir čia ne visada lemia dydis ar infrastruktūra. Lemia charakteris.
Yra festivalių, kurie vyksta tobulai įrengtose arenose su visomis patogybėmis, bet žmonės iš jų išeina lyg iš prekybos centro – nusipirko, kas reikėjo, ir išėjo. O yra festivalių, kurie vyksta kažkokiame sename fabrike, kur grindys nelygios, tualetai toli, bet žmonės kalba apie juos metų metus. Skirtumas – atmosfera, kurią sukuria pati vieta.
Renkantis vietą, reikia galvoti apie keletą dalykų:
- Logistika: kaip žmonės atvyks, kur statys mašinas, ar yra viešasis transportas. Tai skamba nuobodžiai, bet prastai išspręsta logistika gali sugadinti net geriausią programą.
- Akustika ir erdvė: ar vieta leis skambėti muzikai taip, kaip reikia? Ar žmonės galės judėti laisvai, ar spūstis?
- Vizualinis potencialas: ar vieta yra fotogeniška? Tai gali skambėti paviršutiniškai, bet šiais laikais, kai pusė festivalio rinkodaros vyksta per nuotraukas socialiniuose tinkluose, tai yra realus veiksnys.
- Leidimų reikalavimai: Lietuvoje tai gali būti tikras galvos skausmas. Savivaldybių leidimai, triukšmo normos, priešgaisrinė sauga – visa tai reikia išsiaiškinti labai anksti, nes vėliau gali pasirodyti, kad svajonių vieta tiesiog neįmanoma naudoti.
Vienas iš dažniausių klaidų – vietos pasirinkimas pagal kainą. Suprantama, biudžetas yra ribotas, bet pigiausia vieta dažnai atneša daugiausiai problemų – nuo infrastruktūros trūkumų iki to, kad ji tiesiog nedera prie festivalio koncepcijos.
Programa: kaip sudėlioti mozaiką, kad ji taptų paveikslu
Programa – tai širdis. Bet čia irgi yra subtilybių, kurių nepatyręs organizatorius gali nepastebėti. Pirmiausia – programa turi turėti ritmą. Tai reiškia, kad negalima tiesiog sudėti visų geriausių atlikėjų vienas po kito ir tikėtis, kad tai bus puiku. Reikia dinamikos – pakilimai ir nusileidimų, intensyvių momentų ir atsikvėpimo.
Galvokite apie programą kaip apie istoriją. Kiekviena gera istorija turi pradžią, kulminaciją ir pabaigą. Tas pats galioja festivalio dienai ar net visam festivaliui. Žmonės turi jausti, kad keliauja – nuo atradimo per susijaudinimą iki to kulminacinio momento, kurio jie lauks ir kurį prisimins.
Keletas praktinių patarimų dėl programos:
- Nežinomi atlikėjai gali būti tokie pat svarbūs kaip žinomi – jei ne svarbiau. Žmonės mėgsta atrasti kažką nauja, ir jei jūsų festivalis jiems suteiks tą atradimo džiaugsmą, jie grįš.
- Palikite erdvės netikėtumams. Spontaniški momentai – neplanuoti susitikimai scenoje, improvizacijos – dažnai tampa labiausiai prisimenami.
- Galvokite apie tai, kas vyksta tarp pasirodymų. Pertraukos yra dalis patirties. Jei per jas žmonės stovi eilėje prie tualeto ir nieko kito nėra, tai yra prarastas laikas.
Ir dar vienas dalykas, apie kurį retai kalbama: atlikėjų gerovė. Festivaliai, kuriuose atlikėjai jaučiasi gerai – kur yra tinkama garso sistema, kur backstage yra normali erdvė, kur su jais elgiamasi pagarbiai – pritraukia geresnius atlikėjus ir kuria geresnę atmosferą. Atlikėjai tai pastebi ir perduoda savo tinklams.
Biudžetas ir finansai: ta dalis, apie kurią niekas nenori kalbėti
Finansai yra ta tema, kurią romantiški festivalio organizatoriai norėtų ignoruoti, bet negalima. Festivaliai bankrutuoja. Tai nutinka net ir tiems, kurie turi puikią programą ir lojalią auditoriją. Nutinka todėl, kad finansų planavimas buvo arba per optimistiškas, arba per naivus.
Pirmiausia – realiai įvertinkite pajamas. Bilietų pardavimas yra pagrindinis, bet ne vienintelis šaltinis. Yra sponsoriai, maisto ir gėrimų pardavimas, prekių pardavimas, galbūt valstybinės kultūros institucijų parama. Kiekvienas šaltinis turi savo riziką ir savo terminus.
Biudžeto sudarymo principai, kurie veikia:
- Visada turėkite rezervą. Minimaliai 15-20% nuo bendro biudžeto. Nes kažkas visada nutinka – lietus, atlikėjas atšaukia, technika sugenda.
- Išlaidas skirstykite į fiksuotas ir kintamas. Fiksuotos – scenos nuoma, atlikėjų honorarai, leidimai. Kintamos – maistas, papildoma technika, reklama. Kintamas išlaidas galima optimizuoti, fiksuotų – sunkiau.
- Ankstyvų pirkėjų bilietai yra ne tik rinkodaros priemonė, bet ir finansinis instrumentas. Pinigai, gauti iš ankstyvų bilietų, leidžia finansuoti išlaidas prieš festivalį, kai dar nėra kitų pajamų.
- Sponsorių sutartys turi būti konkrečios. Ne „galbūt prisidės”, o aiškios sumos ir aiškūs terminai. Sponsoriai, kurie žada bet nieko nepasirašo, dažnai dingsta paskutinę minutę.
Ir dar vienas dalykas – nesigėdykite kalbėti apie pinigus su komanda. Skaidrumas dėl finansinės situacijos padeda visiems priimti geresnius sprendimus ir išvengti situacijos, kai visi galvoja, kad pinigų yra daugiau, nei iš tikrųjų.
Komanda ir savanoriai: žmonės, kurie daro stebuklus
Festivalis negali egzistuoti be žmonių. Ir čia kalbame ne tik apie lankytojus – kalbame apie tuos, kurie jį kuria. Komanda yra vienas iš labiausiai neįvertintų festivalio organizavimo aspektų.
Dažnai matoma tokia situacija: yra vienas ar du entuziastai, kurie nori padaryti festivalį, ir jie bando viską daryti patys. Tai veikia iki tam tikro momento, bet paskui – arba jie perdega, arba kažkas svarbaus praeina pro akis. Festivalio organizavimas reikalauja labai skirtingų kompetencijų – nuo finansų iki komunikacijos, nuo techninių žinių iki žmonių valdymo. Vienas žmogus negali būti geras visame kame.
Savanoriai yra atskira tema. Jie gali būti neįtikėtinas resursas, bet tik tada, kai su jais elgiamasi tinkamai. Savanoriai nėra nemokama darbo jėga – jie yra žmonės, kurie aukoja savo laiką, nes tiki projektu. Jei su jais elgiatės kaip su darbuotojais be teisių, jie tai pajus ir kitais metais negrįš.
Ką reiškia gerai elgtis su savanoriais:
- Aiškiai paaiškinti, ko iš jų tikimasi, dar prieš prasidedant festivaliui
- Suteikti jiems galimybę patirti festivalį – ne tik dirbti, bet ir džiaugtis
- Padėkoti – ne tik žodžiu, bet ir konkrečiai: bilietai, maistas, galbūt atminimo daiktai
- Klausytis jų atsiliepimų po festivalio – jie mato dalykus, kurių organizatoriai nemato
Komunikacija ir rinkodara: kaip papasakoti istoriją prieš jai prasidedant
Festivalis prasideda ne tada, kai atidaro vartus. Jis prasideda tada, kai žmonės pirmą kartą apie jį išgirsta. Ir ta pirmoji žinutė yra labai svarbi, nes ji nustato lūkesčius.
Šiuolaikinė festivalio rinkodara yra sudėtinga. Socialiniai tinklai, el. pašto naujienlaiškiai, tradicinė žiniasklaida, influenceriai, bendruomenių grupės – visi šie kanalai veikia skirtingai ir reikalauja skirtingo turinio. Bet yra vienas principas, kuris galioja visur: pasakokite istoriją, ne tik skelbkite informaciją.
Žmonės neperka bilietų į festivalį todėl, kad mato sąrašą atlikėjų. Jie perka todėl, kad įsivaizduoja save ten – jaučia tą atmosferą, mato save su draugais, galvoja apie tai, kaip bus gerai. Jūsų komunikacija turi kurti tą vizualizaciją.
Praktiniai komunikacijos patarimai:
- Pradėkite anksti. Idealiu atveju – likus mažiausiai 6 mėnesiams. Žmonės planuoja savo vasarą iš anksto, ir jei jūsų festivalis nėra jų planuose, sunku įsiterpti vėliau.
- Kurkite „behind the scenes” turinį. Žmonėms įdomu matyti, kaip festivalis kuriamas – kaip statoma scena, kaip atvyksta atlikėjai, kaip komanda dirba. Tai kuria ryšį ir laukimą.
- Naudokite praeities festivalių nuotraukas ir vaizdo įrašus. Jei tai ne pirmas jūsų festivalis, tai yra aukso vertės medžiaga. Ji parodo, kad jūsų festivalis yra realus ir kad ten tikrai gerai.
- Bendradarbiaukite su bendruomenėmis. Muzikos mėgėjų grupės, kultūros portalo skaitytojai, vietiniai entuziastai – jie yra jūsų natūralūs ambasadoriai. Jei jiems patiks jūsų festivalis, jie patys jį reklamuos.
Kai viskas baigiasi: kodėl po festivalio darbas tik prasideda
Paskutinis atlikėjas baigė groti, lankytojai išėjo, komanda surenka šiukšles. Festivalis baigėsi. Bet organizatoriaus darbas – ne. Ir tai yra dalis, kurią daugelis ignoruoja, o veltui.
Tai, kas vyksta po festivalio, nulemia, ar jis vyks kitais metais ir ar bus geresnis. Pirmiausia – analizė. Kas veikė, kas ne. Kiek žmonių atėjo, kiek tikėjotės. Kiek išleidote, kiek uždirbote. Kokie buvo lankytojų atsiliepimai. Ši analizė turi būti sąžininga – ne tik švęsti sėkmes, bet ir aiškiai įvardinti problemas.
Antra – bendruomenės palaikymas. Žmonės, kurie buvo jūsų festivalyje ir jiems patiko, yra jūsų lojaliausi rėmėjai. Jei po festivalio tiesiog nutylite iki kito sezono, tas ryšys atšąla. Bet jei palaikote kontaktą – dalijatės nuotraukomis, pasakojate apie tai, kas vyksta, klausiote, ko jie norėtų kitais metais – jie lieka įsitraukę ir laukia.
Trečia – santykiai su atlikėjais, partneriais, savanoriais. Padėkokite. Konkrečiai ir asmeniškai. Tai ne tik mandagumo reikalas – tai investicija į ateitį. Atlikėjai, kurie buvo gerai priimti, grįžta arba rekomenduoja kitus. Partneriai, kurie jautėsi vertinami, pratęsia sutartis. Savanoriai, kurie gavo padėką, ateina kitais metais.
Galiausiai – svajonės apie kitą kartą. Geriausi festivaliai niekada nesustoja. Jie nuolat ieško, kaip tapti geresniais – ne tik didesne programa ar didesne vieta, bet gilesniais, autentiškesniais, labiau susijusiais su savo bendruomene. Nes festivalis, kuris lieka atmintyje, nėra tas, kuris buvo didžiausias. Tai tas, kuris buvo tikriausias.
Ir galbūt čia yra esmė. Festivaliai, kurie lieka atmintyje, yra tie, kuriuos kūrė žmonės, kurie tikrai tikėjo tuo, ką daro. Kurie ne tik organizavo renginį, bet kūrė erdvę, kur žmonės galėjo pajusti kažką svarbaus. Technika, logistika, biudžetas – visa tai yra priemonės. Tikslas yra tas momentas, kai žmogus stovi minioje, muzika skamba, ir jis galvoja: „Čia ir dabar – tai yra gyvenimas.” Jei sugebate sukurti tą momentą – jūsų festivalis bus prisimenamas.
